Pourquoi utiliser le vote par mail ?
Certaines associations souhaitent éviter les déplacements systématiques. Le vote à distance devient alors une solution intéressante.
- plus de participation
- moins d'absences
- des décisions plus rapides
Points à vérifier
Avant toute mise en place, chaque association doit vérifier son propre fonctionnement et les règles qui lui sont applicables.
- consulter les statuts
- vérifier le règlement intérieur
- définir les modalités
Chaque association possède son fonctionnement. Le vote par mail doit donc être organisé avec des règles claires.
Comment suivre les réponses ?
Le plus compliqué reste souvent de conserver une trace exploitable des réponses.
- qui a voté ?
- quelle décision ?
- quelle date ?
- comment conserver la trace ?
Garder un historique
La traçabilité aide les responsables actuels et futurs à comprendre les décisions prises.
- le bureau
- le conseil d'administration
- les futures AG
Conclusion
Le vote par mail demande une organisation claire et un suivi rigoureux.